Procedure for Digitizing the Employee Service Book Online in Telugu
Here is how you can digitize your Service Book on the IFMIS portal—online—in just a few minutes.
1వ కాలం : School Education
2వ కాలం : Director of School Education
3వ కాలం : School name
4వ కాలం : working District
5వ కాలం నుండి 11 వ కాలం వరకు : employee details
12వ కాలం : Substantive
13వ కాలం నుండి 17వ కాలం వరకు:
Personal detail
Click below to Download Data Collection Form from Employees (Family Members)
*📡📋 SR అప్లోడ్ ముఖ్యమైన చెక్లిస్ట్✍️*
1. ఫైల్ తయారీ (Preparation)
* **పూర్తి వివరాలు:** SR లో అన్ని ఎంట్రీలు అసంపూర్తిగా లేకుండా అప్డేట్ అయి ఉండాలి. ఉద్యోగిచే వెరిఫై చేయించాలి.
* **మొదటి పేజీ:** మొదటి పేజీపై తప్పనిసరిగా **Emp ID** రాసి ఉండాలి.
* **పేజీ నంబర్లు:** వరుస క్రమం తప్పకుండా ఉండడానికి, స్కాన్ చేసే ముందే పెన్సిల్తో పేజీ నంబర్లు వేసుకోవడం మంచి సూచన.
### 2. స్కానింగ్ ప్రక్రియ (Scanning Process)
* **యాప్:** Adobe PDF Scanner లేదా ఏదైనా మంచి స్కానింగ్ యాప్ ఉపయోగించవచ్చు.
* **క్రమం:** పై అట్ట నుండి వెనుక అట్ట వరకు, **ఖాళీ పేజీలతో సహా** అన్నింటినీ వరుస క్రమంలో స్కాన్ చేయాలి (పక్కపక్క పేజీలు ఒకేసారి తీస్తే ఫైల్ సైజ్ కంట్రోల్లో ఉంటుంది).
* **నాణ్యత:** ఫోటో సరిగ్గా రాకపోతే వెంటనే డిలీట్ చేసి రీ-టేక్ తీసుకోవచ్చు.
### 3. ఫైల్ సేవింగ్ & సైజ్ కంట్రోల్ (File Naming & Size)
* **ఫైల్ నేమ్ ఫార్మాట్:** SR_[Employee ID]_[Name].pdf (ఉదాహరణ: **SR_1620578_G.VIJAYA AMRUT KUMAR.pdf**)
* **సైజ్ పరిమితి:** ఫైల్ సైజ్ **50 MB లోపు** ఉండేలా చూసుకోవాలి. ఒకవేళ దాటితే ఆన్లైన్ కంప్రెషర్ ద్వారా తగ్గించి, అక్షరాలు క్లియర్ గా ఉన్నాయో లేదో రీ-చెక్ చేయాలి.
### 4. వెబ్సైట్ అప్లోడ్ విధానం (IFMIS Upload)
> **IFMIS Site ➡️ HR Section ➡️ Employee Masters ➡️ Enter Emp ID ➡️ Search ➡️ SR Upload ➡️ Select File ➡️ Upload.**
>
## ⚠️ గమనించాల్సిన ముఖ్య హెచ్చరికలు
* **తప్పులు దొర్లితే?:**
అప్లోడ్ చేసిన తర్వాత ఏదైనా పొరపాటు జరిగినట్లు గుర్తిస్తే, మళ్లీ **ఫ్రెష్ ఫైల్ను రీ-అప్లోడ్** చేసే అవకాశం ఉంది.
* **గోప్యత (Confidentiality):**
ఇది ఉద్యోగికి సంబంధించిన పూర్తి వ్యక్తిగత మరియు సేవా సమాచారం కాబట్టి, ఈ పిడిఎఫ్ ఫైళ్లను వాట్సాప్ గ్రూపుల్లో గానీ, ఇతర సోషల్ మీడియాలో గానీ షేర్ చేయకూడదు.
* **DDO బాధ్యత:**
ఇదంతా పూర్తిగా DDO పరిధిలోని బాధ్యత కాబట్టి ప్రతి ఒక్కరూ తగిన జాగ్రత్తలు వహించాలి.
*Service Register pages ఈ నెల 30వ తేదిలోగా IFMIS సైట్లో అప్లోడ్ చేయాలని ప్రభుత్వం నిర్దేశించినందున క్రింది సూచనలతో SR అప్లోడ్ గావించవచ్చు.*
1) ఫైల్స్ సిద్ధం చేసుకోవడమే పెద్ద పని. అప్లోడ్ చేయడం చాలా సులభం.
2) ఫైల్ సిద్ధం చేయడం అంటే మొబైల్ ఫోన్లో Adobe PDF scanner app ద్వారా సర్వీసు రిజిస్టర్ *"పై అట్టనుండి వెనుక అట్టవరకూ"* అన్ని పేజీలు స్కాన్ చేసి దానిని ఒకే pdf file గా కన్వర్ట్ చేయాలి .
3) దానికి ఇలా పేరు పెట్టాలి . *Ex:SR_treasuryID_name.pdf*
4) దీనిని సిస్టంలోకి పంపించాలి.
5) తదుపరి IFMIS సైట్ లో HR section->employee masters -> emp id-> search->SR upload ->select file ద్వారా upload చేయాలి.
6)కాకపోతే ఇందులో
తీసుకోవలసిన జాగ్రత్తలు
(i) SRలో entries ఏమైనా అసంపూర్తిగా ఉన్నాయా చెక్ చేసుకోవాలి. ఒకవేళ ఉంటే అప్డేట్ చేసి ఒకసారి employee కి ఇచ్చి తనని కూడా వెరిఫై చేసుకోమని చెప్పాలి.
(ii) మొదటి పేజీలో Emp ID రాసి ఉండాలి
(iii) పైన అట్ట నుండి వెనుక అట్టతో సహా అన్ని పేజీలు వరుస క్రమంలో స్కాన్ చేయాలి .*వరుస తప్ప వద్దు.*
(iv) ఖాళీ పేజీలు తీయవద్దు.
(v) స్కాన్ చేయవలసిన పేజీలను pencil తో నెంబర్లు వేసుకుంటే బాగుంటుంది.file open చేసినపుడు అన్ని పేజీలు ఉన్నాయా చెక్ చేసుకోవచ్చు.
(vi) మొబైల్ ఫోన్ లో PDF scanner app handy గా ఉంటుంది. ఒక పేజీ స్కాన్ చేసిన తర్వాత keep scanning option ద్వారా తర్వాత పేటి స్కాన్ చేస్తూ వెళ్లాలి. పక్క పక్కన ఉన్న రెండు పేజీలు ఒకే సారి scan చేయాలి.
(vii) ఒక ఫోటో బాగా రాకపోతే దాన్ని అక్కడే డిలీట్ చేయవచ్చు .కావలసిన రీతిలో ఎడిట్ కూడా చేసుకోవచ్చు.
(viii) ఇలా అన్ని ఫోటోలు తీయడం అయిన తర్వాత save pdf ద్వారా అన్ని ఫోటోలు కలిసి ఒకే pdf గా save చేయవచ్చు.
(ix) అంచనా ప్రకారము ఒక్కొక్క SR దాదాపు 30 MB వరకు రావచ్చు .ఎంత వచ్చినా దానిని ముందు సిస్టం లోకి ట్రాన్స్ఫర్ చేయాలి.
(x) S.No. 3 లో చెప్పినట్టు ఆ ఫైల్ కు పేరు పెట్టాలి.
(xi) Properties option ద్వారా file size చూసుకోవాలి. అది గనక 50 MB దాటితే online లో compress చేయాలి.
(x) Compress అయిన తర్వాత మళ్లీ ఒకసారి ఫైల్ ఓపెన్ చేసి చూడాలి. అక్షరాలు క్లియర్ గా కనిపిస్తున్నాయా లేదా చెక్ చేసుకోవాలి.
(xi) ఇప్పుడు సీరియల్ నెంబరు 5 లో చెప్పినట్టు ఫైల్ upload చేయాలి.
(xii) అప్లోడ్ చేసిన తరువాత ఏదైనా పొరపాటు జరిగిందని భావిస్తే , మళ్లీ ఫ్రెష్ ఫైల్ అప్లోడ్ చేయవచ్చు.
(xiii) ఇదంతా DDO బాధ్యత అని మర్చిపోవద్దు.ఏ తప్పు జరిగినా మనమే బాధ్యులం.
(xiv) Scan చేసిన సమాచారం కాన్ఫిడెన్షియల్ కాబట్టి వాట్సాప్ లో అక్కడ ఇక్కడ పోస్ట్ చేయవద్దు...
Please give your comments....!!!